Vous devrez décider du type d'événement que vous souhaitez proposer :
- Les ateliers, séminaires et événements spéciaux sont tous des activités que les membres peuvent suggérer d'organiser.
- Les Conférences Émérites et les concerts live@CIRMMT sont gérés par le Centre et suivent une structure spécifique. Vous pouvez faire des suggestions d'invité·e·s à l'axe de recherche (AR) approprié.
- improv@CIRMMT et les colloques d'étudiant·e·s sont organisés par le Comité exécutif des étudiant·e·s, mais là encore, les membres sont invité·e·s à s'adresser à ces personnes pour essayer d'organiser quelque chose dans ces catégories.
Tout d'abord, vous pouvez déterminer si l'événement relève d'une ou de plusieurs AR et approcher les co-responsables de ces AR. Cependant, vous devriez toujours essayer de mettre le·la coordinateur·rice des événements du CIRMMT dans la boucle dès que quelque chose semble être plus solide et va de l'avant, car c'est la personne qui vous aidera à organiser de nombreux aspects de l'événement.
Si vous pensez que c'est plus important que cela ou si à tout moment vous n'êtes pas sûr, vous pouvez toujours vous adresser à l'administrateur·rice du centre de recherche du CIRMMT ou au coordinateur·rice des événements, et nous pouvons essayer de vous aider à mettre en place votre événement, ou vous guider vers la bonne personne.
Quelles informations doivent être incluses dans une telle proposition d'événement ?
Une estimation approximative de la date, la description de l'événement, les participant·e·s attendu·e·s, les bénéfices attendus pour la communauté CIRMMT, le budget estimé, le type de salle requis, toute aide technique et/ou équipement.
Y a-t-il un budget spécifique que je dois garder à l'esprit ?
Tous les événements ne nécessitent pas un budget. Le CIRMMT dispose d'un budget pour les événements de sensibilisation, mais ne verse rien pour les séminaires, par exemple.
Chaque AR a un budget fixe pour l'année, tout comme la CIRMMT dans son ensemble. Nous vous demandons d'être raisonnable mais réaliste lorsque vous présentez un budget et de fournir une ventilation des postes :
- Par exemple, considérez le nombre estimé de personnes que vous prévoyez d'avoir à votre événement et calculez la nourriture en conséquence.
- Nous vous suggérons fortement d'acheter les collations, le lait, la crème et les autres boissons à l'épicerie pour réduire les coûts.
- Le CIRMMT dispose également de sa propre vaisselle et de ses couverts qui peuvent être empruntés, ce qui peut également réduire les coûts.
- Nous essayons d'éviter de payer les honoraires des conférencier·ère·s invité·e·s (anciennement les honoraires), mais pourrait prendre en charge les frais de déplacement et l'hébergement si nécessaire.
Après avoir soumis une proposition d'événement, quand dois-je recevoir une réponse et de qui ?
Si vous vous adressez directement aux co-responsables de l'AR, il est fort probable qu'ils vous répondent directement pour vous dire s'ils peuvent soutenir votre projet. Ensuite, vous devriez entrer en contact avec le·la coordinateur·rice des événements pour commencer à prendre des dispositions.
Si cela vient d'ailleurs (directeur·rice·s ou comité exécutif du CIRMMT), vous entendrez très probablement parler de l'administrateur·rice du centre de recherche. Nous faisons de notre mieux pour vous répondre le plus rapidement possible, si possible en quelques jours. Si une proposition doit être soumise au comité exécutif, vous recevrez une réponse après la prochaine réunion à laquelle la proposition est soumise. Les dates des réunions du comité exécutif sont en ligne.
Si ma proposition est approuvée, comment les fonds sont-ils versés ?
Le CIRMMT veut éviter autant que possible que les gens paient de leur poche, mais c'est parfois inévitable : par exemple, les achats d'alcool (actuellement), certains traiteurs selon les personnes que vous voulez utiliser, et certainement les articles achetés dans une épicerie, ce que nous demandons souvent aux gens de faire pour des choses comme les collations, le lait, la crème, etc.
Pour d'autres choses comme le voyage et l'hébergement, nous essayons d'organiser cela directement avec le visiteur afin d'éviter que toutes les parties n'y perdent.
